Zamówienia uzupełniające

Dzisiaj chciałem się zająć tematem znanym i obszernie omawianym w wielu opracowaniach. Pomimo tego dla części zamawiających nie jest wystarczająco jasny. Na myśli mam „zamówienie uzupełniające” czyli tak naprawdę udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki, korzystając z przesłanki dotyczącej zamówienia uzupełniającego.

Zacznę od rzeczy oczywistych. Zamówienie uzupełniające nie są zamówieniami dodatkowymi, ani nie polegają na aneksowaniu umowy podstawowej ! To odrębne postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego tylko w trybie z wolnej ręki.

Możliwość udzielania przez Zamawiającego zamówień uzupełniających została uregulowana w art. 67 ust. 1 pkt 6) ustawy Pzp: „Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku udzielenia, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego;”

Zatem, aby możliwym było udzielenie przez zamawiającego wykonawcy zamówienia uzupełniającego muszą zostać spełnione łącznie następujące przesłanki:

1)      udzielnie zamówienia uzupełniającego dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych;

2)      udzielenie zamówienia podstawowego nastąpiło w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego;

3)       możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu podstawowym,

4)       przedmiot zamówienia uzupełniającego pozostaje w zgodności z przedmiotem zamówienia podstawowego,

5)       od daty udzielenia zamówienia podstawowego upłynęły maksymalnie 3 lata,

6)       wartość zamówienia uzupełniającego nie stanowi więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego oraz

7)       zamówienie uzupełniające stanowi powtórzenie przedmiotu zamówienia podstawowego.

 

1. TEN SAM WYKONAWCA

Przesłanka pozornie oczywista, ale trzeba pamiętać że tożsamość podmiotowa wykonawcy lub dostawcy w przypadku udzielenia zamówienia podstawowego wykonawcom wspólnie wykonującym zamówienia, oznacza że zamówienie uzupełniające jesteśmy zobligowani udzielić konsorcjum w tym samym składzie.

2. PRZETARG OGRANICZONY LUB NIEOGRANICZONY

Przesłanka najprostsza do oceny. Zamówienie podstawowe musiało zostać udzielone po przeprowadzeniu postępowania w jednym z trybów konkurencyjnych. W trybie przetargu ograniczonego lub niegranicznego. W żadnym innym wypadku nie można udzielić zamówienia uzupełniającego.

3. PRZEWIDZIANO ZAMÓWIENIA UZUPEŁNIAJĄCE

Przesłanka ta dotyczy konieczności poinformowania przez Zamawiającego o możliwości udzielenia tego zamówienia już w ogłoszeniu o zamówieniu podstawowym. Chciałbym jednak zwrócić uwagę, że w doktrynie oraz orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej podkreśla się, że dla prawidłowości ogłoszenia o możliwości udzielania zamówień uzupełniających konieczne jest zamieszczenie dookreślenie przez zamawiającego zakresu i rodzaju przyszłego zamówienia (tak m.in.: KIO w uchwale z dnia 10 maja 2012 r., sygn. akt KIO/KD 46/12 oraz  Aneta Bazan, Józef Edmund Nowicki, [w:] Komentarz Prawo Zamówień Publicznych, 2014 r., Wolters Kluwer). Nie wystarczy zatem dodać zapis, że zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, ale należy określić zakres (np. kwotowo lub procentowo) oraz wskazać w jakim zakresie zamówienie uzupełniające będzie mogło zostać udzielone. Oczywiście najlepiej jak najszerzej zarówno co do zakresu jak i rodzaju, czyli do 50% tego samego rodzaju co podstawowe.

4. ZGODNOŚĆ PRZEDMIOTÓW ZAMÓWIEŃ

Przy dokonywaniu analizy zgodności zamówienia uzupełniającego z zamówieniem podstawowym warto pamiętać o następującym stanowisku  KIO w tym względzie, które zgodność z przedmiotem zamówienia podstawowego rozumie tak:  „wykonanie zamówienia uzupełniającego nie musi się odbywać w tym samym miejscu, w którym realizowane jest zamówienie podstawowe. Konieczne jest jednak powiązanie prac realizowanych w ramach zamówienia uzupełniającego z określonymi zamierzeniami, planami inwestycyjnymi realizowanymi w ramach zamówienia podstawowego. Zamawiający może bowiem udzielić zamówień uzupełniających na roboty budowlane tylko i wyłącznie w zakresie zamówienia podstawowego”- (sygn. KIO/KD 3/15).

5. MAKSYMALNIE W CIĄGU 3 LAT

Wskazany w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp dzień udzielenia zamówienia podstawowego należy rozumieć jako dzień podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zatem okres 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego to okres od dnia podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego (podstawowego). Zaznaczyć należy przy tym, że we wskazanym okresie winno nastąpić udzielenie zamówienia uzupełniającego, a nie jego wykonanie.

6. MAKSYMALNIE 50%

Powyższe ograniczenie możliwości udzielania zamówień uzupełniających do 50% wartości zamówienia podstawowego odnosi się do łącznej wartości wszystkich zamówień publicznych udzielanych w związku z określonym zamówieniem podstawowym i jest ustalana w odniesieniu do wartości szacunkowej zamówienia publicznego, a nie do wartości podpisanej umowy w sprawie udzielenia zamówienia.

„Wartość zamówienia podstawowego należy odnosić do szacunkowej wartości zamówienia, a nie do kwoty wynikającej z umowy. Podstawą takiego stanowiska jest dosłowne brzmienie przepisu (wartość zamówienia podstawowego, a nie cena), a poza tym konieczność przewidzenia i wyszacowania zamówień uzupełniających już przy wszczynaniu zamówienia podstawowego” (J. Pieróg, Komentarz. Prawo Zamówień Publicznych, wyd. 13, 2015, Legalis).

7. POWTÓRZENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA PODSTAWOWEGO

I ostatnia z przesłanek, ale niezwykle ważna i często dostarczająca wielu wątpliwości w związku z czym czasami źle oceniana.  Zamówienie uzupełniające musi stanowić powtórzenie przedmiotu zamówienia podstawowego.  KIO w wyroku z dnia 8 czerwca 2009 r. (sygn. KIO/UZP 647/09) wskazuje:  „w zakres zamówień uzupełniających mogą wchodzić jedynie zamówienia tego samego rodzaju, co zamówienie podstawowe, a warunkiem możliwości ich udzielenia jest m.in. zgodność z przedmiotem zamówienia podstawowego. Nieuprawnione byłoby działanie Zamawiającego polegające na zleceniu w ramach zamówień uzupełniających realizacji innych usług niż przewidziane w specyfikacji”

Tą ostatnią przesłankę badajmy zatem szczególnie wnikliwie, gdyż udzielenie zamówienia uzupełniającego choćby w nieznacznym zakresie wybiegającym poza zakres zamówienia podstawowego oznacza bezpodstawne skorzystanie z trybu wolnej ręki podczas udzielania zamówienia uzupełniającego.