Unieważnienie przetargu z powodu braku środków

W związku z licznymi zamówieniami finansowanymi z funduszy europejskich, pojawia się wątpliwość, czy można wszcząć postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, w sytuacji kiedy nie nastąpiła jeszcze ostateczna decyzja o przyznaniu środków przeznaczonych na sfinansowanie tego zamówienia.

Przepisy dotyczące zamówień publicznych nie zawierają żadnych zastrzeżeń co do tego, czy kwota jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia musi być w całości przez niego zabezpieczona w chwili wszczęcia postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego.

Należy jednakże mieć na uwadze konsekwencję takiej sytuacji wynikającą z ustawy Prawo zamówień publicznych, która wiąże się z odpowiedzialnością zamawiającego w przypadku unieważnienia postępowania z jego winy.

Art 93 ust. 4 Prawa zamówień publicznych przewiduje, iż w przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, wykonawcom, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, przysługuje roszczenie o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w szczególności kosztów przygotowania oferty.

Jednakże istnieje możliwość unieważnienia postępowania, bez ponoszenia konsekwencji opisanych powyżej w przypadku spełnienia poniższej przesłanki ustawowej.

Zgodnie z art. 93 ust. 1a Prawa zamówień publicznych,  Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegające zwrotowi środki z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane, a możliwość unieważnienia postępowania na tej podstawie została przewidziana w:

1)   ogłoszeniu o zamówieniu – w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego albo licytacji elektronicznej, albo

2)   zaproszeniu do negocjacji – w postępowaniu prowadzonym w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki, albo

3)   zaproszeniu do składania ofert – w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę.

Zamawiający może, lecz nie musi, go unieważnić w przypadku wystąpienia opisanych okoliczności. Możliwość unieważnienia postępowania uzależniona jest od wcześniejszych czynności, tj. wskazania w ogłoszeniu (a w przypadku postępowań bez ogłoszenia – w zaproszeniu) na prawo do takiego unieważnienia.

Aby przesłanka unieważnienia mogła się ziścić, musi mieć miejsce fakt nieprzyznania środków. Zgodnie z przepisem unieważnienie może bowiem mieć miejsce, gdy środki „nie zostały przyznane”, co nie może być interpretowane jako brak tych środków z dowolnych przyczyn (np. niewystąpienia o ich przyznanie), lecz wyłącznie wtedy, gdy zamawiający podejmował starania o wsparcie i nie otrzymał go.

Ustawodawca nie przewidział żadnego konkretnego terminu na zawiadomienie o unieważnieniu postępowania. Zamawiający może to więc uczynić zarówno niezwłocznie po podjęciu decyzji o unieważnieniu, jak i w innym dowolnym momencie. Powinien jednak zdążyć dokonać tej czynności w okresie związania wykonawców ofertą. W innym przypadku bowiem naraża się na odwołanie z zarzutem zaniechania czynności obowiązkowych, tj. oceny ofert.

Mając na uwadze powyższe, unieważnienie, jeśli zachodzi ustawowa przesłanka może nastąpić na każdym etapie postępowania, a więc do chwili podpisania umowy  w sprawie zamówienia publicznego.

Dlatego kiedy nie jesteśmy pewni czy środki zostaną nam przyznane, a chcemy opublikować ogłoszenie o postępowaniu, warto pamiętać, aby w ogłoszeniu przewidzieć możliwość późniejszego unieważnienia postępowania.