Otwarcie ofert !

Ostatnio uczestniczyłem (jako oferent) w otwarciu ofert, w regionalnym biurze dosyć dużego ogólnopolskiego zamawiającego. Jakie moje było zdziwienie kiedy komisja przetargowa po otwarciu poszczególnych ofert zaczęła czytać doświadczenie wykonawców. Trochę w związku z tym otwarcie się przedłużyło…

Dlatego chciałbym dzisiaj krótko napisać na temat tego jak otwarcie ofert powinno wyglądać w świetle przepisów ustawy. Odpowiednie uregulowania znajdziemy w art. 86. I tak przede wszystkim otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia.

Z powyższego zatem wynikają następujące obowiązki dla Zamawiającego : otwarcie jest jawne, więc każdy chętny może brać w nim udział. To oznacza że nie tylko przedstawiciele oferentów ale także każda inna osoba. Oznacza to również, że osoby reprezentujące na otwarciu firmy które złożyły oferty nie muszą posiadać żadnych pełnomocnictw do wzięcia udziału w otwarciu ofert – bo i z tym się niestety spotkałem. Otwarcie powinno nastąpić  bezpośrednio po upływie  terminu składania ofert.  W praktyce przeważa rozwiązanie w którym zamawiający wyznaczają godzinę otwarcia ofert – 30 minut po upływie terminu do ich składnia. Myślę że jest to rozwiązanie rozsądne, ponieważ pół godziny starcza na przeniesienie ofert np. z biura podawczego do sali w którym otwarcie następuje. Jednocześnie nie ma powodu żeby zwlekać dłużej, chociaż ustawa tego nie wyklucza. Nie może jedynie zamawiający przenieść otwarcia ofert na dzień  następny.

Następnym obowiązkiem zamawiającego jest bezpośrednio przed otwarciem ofert podać kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Pamiętajmy że nie jest to wartość szacunkowa zamówienia. Jest to kwota jaką zamawiający zabezpieczył sobie na zapłatę wynagrodzenia  z tytułu umowy jaką zawrze. Jest to kwota o tyle istotna, że jeśli najtańsza oferta przekracza tą kwotę, zamawiającemu przysługuje uprawnienie do unieważnienia postępowania. Chociaż jest to tylko uprawnienie, ponieważ zawsze może się zdecydować dopłacić do tej najtańszej oferty, która przekracza kwotę jaką zamierzył przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Teraz najistotniejsze w świetle sytuacji przedstawionej przeze mnie na wstępie. Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.
No i gdzie tutaj mowa o doświadczeniu ? Otóż nigdzie.
„Zakresu informacji podawanych podczas otwarcia ofert nie należy też mylić z informacjami niezbędnymi do oceny ofert. Zamawiający ma obowiązek podać informacje wymienione w przepisie art. 86 ust. 4, jeżeli były przez niego wymagane zapisami siwz, nie zaś informacje przewidziane jako podstawa do oceny ofert. Nie można zatem domagać się od zamawiającego podania informacji służących do przyznawania punktów w kryteriach oceny ofert, jeżeli nie są to informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności.” – kom. Pieróg 2015 wyd. 13
No ale w tym przypadku nikt nie domagał się podania tych informacji. Zamawiający zaczął je czytać z własnej i nieprzymuszonej woli. Czy zatem w ogóle ma to znaczenie, poza tym, że trwało dłużej niż zwykle ? Zamawiający może podać także inne informacje, gdy mają one wpływ na ocenę ofert, a oferty co do zasady  i tak są jawne.  Właśnie o to chodzi. Co do zasady. Ale przecież niektórzy wykonawcy mogli zastrzec takie informacje jak wykaz osób i wykaz usług jako tajemnicę przedsiębiorstwa. W takiej sytuacji Zamawiający, czytając publicznie te informacje, już podczas otwarcia ofert taką tajemnicę by naruszył.